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Il settore alberghiero non riguarda solo il tempo libero. Le prenotazioni aziendali e di gruppo costituiscono un segmento importante delle vostre entrate, soprattutto se il vostro hotel è dotato di spazi per riunioni.
Queste prenotazioni alberghiere dirette generano entrate, semplificare le operazioni e ti offrono un tasso di occupazione costante.
Le prenotazioni alberghiere aziendali e di gruppo sono simili, ma non uguali. Tutte le prenotazioni aziendali sono un tipo di prenotazione di gruppo, ma non tutte le prenotazioni di gruppo sono prenotazioni aziendali. Vediamolo più in dettaglio:
Le aziende e le aziende utilizzano le prenotazioni alberghiere aziendali quando più persone viaggiano in gruppo per vari scopi lavorativi. Potrebbero partecipare a una conferenza, concludere un accordo significativo o condurre un'importante riunione con i clienti. Queste prenotazioni di gruppo sono in genere organizzate dalle organizzazioni per i loro dipendenti, clienti o collaboratori.
Le prenotazioni alberghiere di gruppo, invece, implicano l'effettuazione di prenotazioni alberghiere per più persone che viaggiano insieme per uno scopo comune. Potrebbero trattarsi di prenotazioni aziendali, ma potrebbero anche provenire dal mercato SMERF (no, non dai personaggi blu dei cartoni animati). SMERF è l'acronimo di Gruppi sociali, militari, educativi, religiosi e fraterni. I tuoi ospiti potrebbero prenotare queste prenotazioni alberghiere di gruppo per riunioni di famiglia, riunioni di squadre sportive scolastiche e persino feste di matrimonio. La prenotazione in base alle dimensioni del gruppo garantisce che tutti possano stare insieme e godere della comodità di sistemazioni spaziose, che si tratti di camere ampie o di un numero specifico di camere per ospitare comodamente l'intero gruppo.
I canali principali per le prenotazioni alberghiere aziendali e per gruppi numerosi variano notevolmente a seconda delle esigenze specifiche degli ospiti. Alcuni dei più popolari sono:
Il tuo pubblico migliore per le prenotazioni aziendali e di gruppo sono gli organizzatori di eventi di tutti i tipi. Gli organizzatori di eventi aziendali prenotano riunioni ed eventi per aziende e società. I wedding planner — avete indovinato — organizzano matrimoni. Gli organizzatori di eventi sociali organizzano feste come compleanni o fidanzamenti.
Gli organizzatori di eventi senza scopo di lucro organizzano raccolte fondi, serate di gala, aste di beneficenza e campagne di sensibilizzazione. Inoltre, organizzatori esterni organizzano una vasta gamma di riunioni ed eventi per tutta una serie di clienti.
Ogni tipo di pianificatore avrà sfide ed esigenze diverse. Quindi è importante adattare la strategia di conseguenza.
Le prenotazioni aziendali e di gruppo sono un segmento di business importante per il tuo hotel e generano molte entrate. Ecco alcuni vantaggi che queste prenotazioni possono avere per la tua attività:
Le prenotazioni aziendali e di gruppo per gli hotel sono naturalmente superiori alle prenotazioni medie e rappresentano una notevole opportunità per il tuo hotel di aumentare le vendite e le entrate aggiuntive. Alcune delle più esempi di upsell popolari includere:
Forma il tuo personale utilizzando script di upselling per hotel, ma capisci che l'upselling può sembrare innaturale e imbarazzante. Se il tuo team preferisce un approccio più incentrato sul digitale, valuta la possibilità di sfruttare una piattaforma software intuitiva come Canary.
Con Upsell per le Canarie, gli albergatori possono offrire in modo intelligente offerte di upsell agli ospiti durante il loro viaggio. Gli upsell possono essere acquistati dal momento della prenotazione fino al check-out, generando migliaia di dollari di nuove entrate a settimana.
«È fondamentalmente denaro gratuito. Il mese scorso abbiamo ricevuto 10.000 sterline in richieste di upsell. » - Andrei Ticau, responsabile della divisione camere, The Copthorne Tara Hotel London
Il primo passo per aumentare le prenotazioni di hotel e gruppi è capire il mercato (o i mercati) di riferimento. Ma cosa significa questo?
Ricorda che il tuo pubblico è composto da organizzatori di eventi, ma a chi ti rivolgi specificamente dipenderà dal tuo hotel e dall'evento in questione.
Ad esempio, un hotel aeroportuale potrebbe naturalmente commercializzare prenotazioni aziendali grazie alla facilità di viaggio, mentre un boutique hotel elegante o funky potrebbe concentrarsi su eventi di fascia alta, matrimoni o feste di compleanno.
Una volta che conosci il tuo pubblico, analizza le loro preferenze, sfide ed esigenze per determinare la tua strategia di marketing.
La maggior parte degli organizzatori di eventi è occupata. Hanno bisogno che tu togli il più possibile dal loro piatto. Un ottimo modo per farlo è investire in tecnologia che semplificheranno la loro vita, come la creazione di diagrammi degli eventi, il blocco delle stanze e messaggistica per gli ospiti che ti consente di rispondere facilmente alle richieste degli ospiti (cosa che l'organizzatore sarà lieto di trasferire all'azienda come vantaggio del soggiorno a casa tua).
Successivamente, identifica le stagioni e i modelli di prenotazione potenziali per determinare i mesi più affollati per il tuo segmento di clienti. In generale, la primavera e l'autunno sono i più affollati per le prenotazioni aziendali e di gruppo perché il clima è più piacevole rispetto ai mesi invernali e meno affollato rispetto all'alta stagione estiva. (Nota: questo non sarebbe il caso degli hotel con servizi stagionali specifici vicino alla spiaggia o a una montagna sciistica).
Costruire un'offerta competitiva ti dà buone possibilità di vincere prenotazioni aziendali e di gruppo. Ciò significa personalizzare i pacchetti e le tariffe delle camere in base alle esigenze degli organizzatori di eventi e dei loro partecipanti. Puoi farlo in alcuni modi:
La collaborazione con le imprese locali sblocca opportunità di promozione incrociata reciprocamente vantaggiose che supporteranno la comunità, aumenteranno le entrate e miglioreranno il esperienza degli ospiti.
I Convention and Visitor Bureau (CVB) sono una risorsa importante per le piccole e grandi catene alberghiere che desiderano aumentare le prenotazioni alberghiere di gruppo.
I CVB sono dedicati al turismo, ai congressi e ad altre attività benefiche all'interno della loro area locale e, pertanto, in genere hanno accesso ai potenziali clienti di gruppo ideali.
Promuovi un buon rapporto con il tuo CVB locale, in modo da rimanere al primo posto quando ricevono una richiesta di gruppo.
La collaborazione con i servizi di stampa locali non solo avvantaggia te ma anche i tuoi clienti organizzatori di eventi. La negoziazione delle condizioni più adatte a voi e al servizio di stampa vi consente di stampare menu, brochure o articoli di cancelleria aggiornati.
Ma soprattutto, ti consente di servire meglio gli organizzatori di eventi utilizzando il tuo spazio. È molto probabile che i tuoi clienti organizzatori di eventi abbiano bisogno di una stampa dell'ultimo minuto. Grazie al rapporto con i fornitori locali, potete farvi consegnare i materiali in loco e alleviare un po' di stress, cosa di cui saranno grati e che ricorderanno.
Incorporare prodotti sostenibili e di provenienza locale nell'offerta culinaria degli hotel non significa solo mangiare, ma creare un'esperienza completa per gli ospiti che celebri la destinazione, sostenga le imprese locali e si allinei con pratiche sostenibili.
Probabilmente utilizzi agenzie di viaggi online (OTA) per le tue prenotazioni per il tempo libero, ma come fai a raccontare al mondo le tue prenotazioni di gruppo e aziendali? Ecco alcuni modi per fare pubblicità online:
La forza del tuo team di vendita determinerà lo stato di salute del tuo gruppo e delle attività aziendali. Assumi le persone giuste e potresti ritrovarti in un fiorente segmento di gruppo.
Inizia con professionisti delle vendite esperti che sai essere in grado di vendere. Dovranno comprendere a fondo la tua attività e ciò che offri. Si tratta di padroneggiare un mix di tecnica e carisma.
Anche lo sviluppo di una formazione e di un onboarding completi è fondamentale. Questo vi aiuterà a stabilire obiettivi chiari e a garantire che i vostri rappresentanti si comportino al meglio.
Il servizio clienti è la linfa vitale dell'ospitalità, sia che tu stia facendo marketing per i segmenti del tempo libero, di gruppo o dei viaggi aziendali. Ecco come puoi offrire livelli eccezionali di servizio clienti ai tuoi organizzatori di eventi:
Canary Messaging consente di risparmiare tempo tramite messaggi automatici, trasmessi e diretti. Pianifica una demo oggi!
Non sottovalutate il potere delle recensioni e delle testimonianze positive. Per molti, le recensioni sono un indicatore importante della qualità degli hotel e possono indurre un ospite a prenotare da te rispetto a un concorrente. Lo stesso si può dire per i tuoi organizzatori di eventi.
Incoraggiare i clienti aziendali e di gruppo soddisfatti a partire in modo positivo recensioni online su Google durante il checkout è un buon primo passo, ma perché non andare oltre?
Raccogli testimonianze video o scritte durante i tuoi eventi o, meglio ancora, cattura l'essenza degli eventi dei tuoi clienti montando insieme i filmati. Quando gli organizzatori di eventi vedono partecipanti soddisfatti in uno spazio accogliente e invitante, saranno più propensi a prenotare con te.
Quindi, utilizza questi video sul sito web del tuo hotel e sulle piattaforme di social media.
Le fiere e gli eventi del settore ti consentono di entrare in contatto con i decisori e scoprire le ultime tendenze nell'ospitalità. Ti consentono inoltre di mostrare la tua proprietà e lo spazio per eventi a quante più persone possibile, il che significa più prenotazioni.
Pensa a cosa vuoi che i potenziali clienti sappiano e vedano. È la versatilità della tua sala da ballo? O la tecnologia che utilizzi per semplificare la vita degli organizzatori di eventi? Assicurati che tu e i tuoi team di vendita comprendiate questi punti di forza unici.
Ecco alcuni eventi del settore da prendere in considerazione:
Infine, il monitoraggio e l'analisi dei dati sono un'attività continua essenziale se si desidera massimizzare le prenotazioni aziendali e di gruppo. Scegli una tecnologia che si integri con il tuo stack tecnologico più ampio. I dati che raccogli e condividi tra i team ti aiutano a capire cosa sta andando bene e cosa potrebbe essere migliore.
Utilizza strumenti e report di analisi per monitorare i modelli e le tendenze delle prenotazioni internamente ed esternamente. Aziende come STR ti danno accesso ai dati di mercato, mentre i report sull'attività di vendita, sul ritmo e sulle vincite e sulle perdite tracciano un quadro delle tendenze specifiche della tua attività.
Una volta acquisiti i dati, sarà molto più semplice apportare modifiche e miglioramenti basati sui dati.
È importante creare un processo per la gestione delle prenotazioni di gruppo prima di pubblicizzare l'offerta, in modo che il tuo team possa accogliere adeguatamente questi ospiti. Ecco alcuni modi per soddisfare i requisiti operativi:
Fogli di calcolo, penne e carta della vecchia scuola non bastano quando si ha a che fare con grandi gruppi. Hai bisogno di software e strumenti semplificati che ti aiutino a tenere traccia delle esigenze degli ospiti dalla prenotazione al check-in al check-out.
In cima alla lista dovrebbe esserci un robusto piattaforma per l'esperienza degli ospiti degli hotel, che contribuirà a migliorare l'efficienza del personale e a massimizzare la soddisfazione degli ospiti. Trova un sistema che semplifichi il processo di prenotazione, offra esperienze curate in loco tramite upsell e ti consenta di comunicare con gli ospiti in tempi record.
È facile per il personale della reception farsi sopraffare dall'enorme volume di richieste di check-in che derivano dalle prenotazioni alberghiere di grandi gruppi. A soluzione di check-in digitale consente ai visitatori di effettuare il check-in utilizzando i loro telefoni o tablet nella lobby, riducendo il carico di lavoro del personale.
Inoltre, quando utilizzi una piattaforma intelligente per l'esperienza degli ospiti come Canary, puoi raccogliere informazioni contrattuali accurate all'arrivo da utilizzare per coinvolgere nuovamente gli ospiti in un secondo momento. Se una prenotazione di gruppo proviene da un'OTA, puoi incoraggiare una prenotazione diretta la prossima volta offrendo una tariffa speciale se prenotano utilizzando il tuo sito web.
Suggerimenti di marketing per prenotazioni aziendali e di gruppo
Quando pubblicizzate il vostro hotel a chi prenota in gruppo, affidatevi molto al servizi relativi al business offrite, tra cui centri business, sale conferenze, Wi-Fi gratuito, servizi di catering, trasporto di gruppo e vicinanza ai trasferimenti aeroportuali.
Ecco alcuni modi per spargere la notizia:
L'aumento delle prenotazioni aziendali e di gruppo del tuo hotel può avere un grande impatto sulle entrate complessive. Ma sapere come rafforzare questo aspetto della tua attività è fondamentale.
Dalla comprensione del mercato di riferimento al monitoraggio e all'analisi dei dati, ci sono diversi modi per attirare più attività aziendali e di gruppo.
Prossimo scopri come gestire il rendimento potrebbe funzionare per il tuo hotel.
