Ti ricordi la prima volta che sei entrato dietro la reception di un hotel? Il lato della lobby può essere sereno e accogliente, ma il lato dell'hotel è pieno di attività. Dall'elaborazione dei pagamenti e dalla risposta alle richieste degli ospiti al coordinamento delle pulizie e alla gestione delle modifiche, tutto avviene in questo hub centrale.
Se vuoi che il tuo hotel funzioni senza intoppi ed efficienza, è fondamentale trovare il miglior software di front desk B2B nel settore dell'ospitalità. Ecco alcune delle migliori piattaforme software per la reception degli hotel utilizzate dalle aziende del settore alberghiero nel 2020
Il software per la reception di un hotel è una piattaforma digitale o una suite integrata di strumenti che gestisce le operazioni quotidiane della reception di un hotel, come check-in, pagamenti e comunicazioni con gli ospiti. Consente al personale della reception di svolgere le principali attività operative da un'unica postazione.
Tutto inizia con il tuo Property Management System (PMS), una base digitale essenziale per qualsiasi hotel. Su di esso, sono sovrapposti livelli di software su misura, come soluzioni per la gestione degli ospiti e delle entrate. Questo sistema versatile è diventato la norma per la sua adattabilità e la sua natura basata sul cloud. E l'impatto di questo approccio integrato è significativo: secondo Rapporto tecnico alberghiero, l'89% degli hotel risparmia tra due e più di 10 ore a settimana grazie al cloud software per la reception.
Con il giusto stack tecnologico, gli hotel collegano i dati degli ospiti, le prenotazioni e le attività operative. Hanno detto «addio» alla gestione di documenti cartacei e ai clic tra strumenti disconnessi. Ora tocca ai sistemi di front desk automatizzati, a un servizio più rapido, a un minor numero di errori e a operazioni di front desk più fluide.
Ecco alcuni dei processi supportati dal software di reception degli hotel:
Il funzionamento ideale della reception dipende dal modello di servizio, dalla complessità della struttura e dal numero di camere. Tutto ruota attorno alle tue esigenze. Se vuoi migliorare l'esperienza degli ospiti, ci sono i sistemi di gestione degli ospiti e, per aumentare le entrate, ci sono i sistemi di gestione delle entrate. Spesso sono incorporate anche funzionalità di intelligenza artificiale.
Le seguenti piattaforme rappresentano oggi il miglior software di front desk B2B nel settore dell'ospitalità.
Canary Technologies è una piattaforma moderna per hotel gestione degli ospiti che alimenta l'intero percorso digitale degli ospiti, dalla prenotazione al check-out. Gli hotel utilizzano Canary per gestire arrivi, comunicazioni, pagamenti, upsell e coinvolgimento degli ospiti, creando un'esperienza coerente e scalabile.
Diventando un partner invisibile per il personale dell'hotel, la piattaforma riduce il carico di lavoro della reception migliorando al contempo la velocità del servizio e la soddisfazione degli ospiti. Di conseguenza, i punteggi delle recensioni possono aumentare di oltre un punto, ad esempio a Resort Ali'i. La piattaforma consente al personale in loco di eccellere negli aspetti umani dell'ospitalità.
Caratteristiche principali di Canary:
Mews è un PMS e POS per l'ospitalità basato su cloud progettato per modernizzare le operazioni alberghiere rendendole più incentrate sugli ospiti. Sostituisce i tradizionali flussi di lavoro della reception con strumenti automatizzati che semplificano le prenotazioni, la fatturazione e i servizi per gli ospiti. La piattaforma viene utilizzata da marchi, boutique hotel e ostelli che cercano un software di gestione alberghiera flessibile e nativo per il cloud.
Caratteristiche principali di Mews:
Protel è un PMS alberghiero all'interno della Planet Hospitality Suite. Supporta le operazioni di reception, le prenotazioni e i servizi per gli ospiti attraverso una soluzione basata su cloud o server. Viene spesso utilizzato da hotel e gruppi di ospitalità che gestiscono più proprietà. Il sistema si integra con i partner tecnologici dell'ospitalità per creare un ecosistema connesso e completo.
Caratteristiche principali di Protel:
Oracle Opera è uno dei sistemi di gestione delle proprietà aziendali più utilizzati nel settore dell'ospitalità. I grandi marchi alberghieri e le catene globali si affidano a Opera per gestire le prenotazioni e i dati degli ospiti a livello di PMS in modo da allinearsi alla configurazione del loro Central Reservation System (CRS). La piattaforma offre personalizzazione, integrazioni e analisi per operazioni alberghiere di varia complessità attraverso le sue offerte Lite, Standard e Premium.
Caratteristiche principali di Oracle Opera:
Con un'interfaccia utente dedicata ai tablet, Resta al tatto fornisce una piattaforma di gestione alberghiera basata sul cloud che separa i flussi di lavoro della reception dai desktop. Consente al personale dell'hotel di gestire i check-in, l'assegnazione delle camere e le richieste degli ospiti da tablet o dispositivi mobili. Questo lo rende una soluzione popolare per gli hotel che cercano flessibilità operativa.
Caratteristiche principali di Stayntouch:
Matrice visiva offre un PMS progettato per rafforzare la visibilità operativa dell'hotel in tutti i reparti. La piattaforma combina strumenti di front desk, gestione delle pulizie e reportistica per offrire ai team dell'hotel una visione chiara delle operazioni quotidiane. La sua base clienti include hotel indipendenti e gruppi alberghieri regionali.
Caratteristiche principali di Visual Matrix:
Letti a nuvola è una piattaforma di gestione dell'ospitalità che combina il PMS con le funzioni di distribuzione attraverso i suoi strumenti di gestione dei canali e di prenotazione in un unico sistema. Gli hotel utilizzano Cloudbeds per gestire le prenotazioni, le operazioni di reception e la distribuzione su più canali di prenotazione. Questo la rende una popolare soluzione all-in-one per i marchi alberghieri indipendenti.
Caratteristiche principali di Cloudbeds:
Prezzo della camera Genie è un sistema di gestione delle entrate (RMS) che automatizza le decisioni sui prezzi degli hotel. Analizza la domanda del mercato, le tendenze delle prenotazioni e i prezzi della concorrenza per consigliare tariffe ottimali per le camere ed è popolare tra gli hotel indipendenti che potrebbero non avere un revenue manager in loco. Pur non essendo un sistema di front-desk di per sé, si integra con le piattaforme PMS per supportare l'ottimizzazione delle entrate nelle operazioni alberghiere.
Caratteristiche principali di RoomPriceGenie:
Idee fornisce una tecnologia avanzata di gestione delle entrate per gli hotel. I suoi strumenti di previsione e ottimizzazione dei prezzi basati sull'intelligenza artificiale consentono agli hotel di massimizzare le entrate mantenendo tariffe competitive, supportando i revenue manager delle principali catene. La piattaforma si integra con una varietà di soluzioni PMS per supportare operazioni alberghiere più ampie.
Caratteristiche principali di IDeaS:
Dall'elenco sopra riportato, puoi vedere che non tutte le piattaforme tecnologiche alberghiere offrono le stesse funzionalità. Alcune includono un PMS, mentre altre forniscono la funzionalità per creare specializzazioni sui sistemi esistenti. Ogni tecnologia è un elemento costitutivo, quindi gli hotel possono creare uno stack tecnologico al servizio del loro marchio.
La soluzione più efficace per la tua struttura dovrebbe fornire strumenti che semplifichino le tue operazioni specifiche durante l'intero percorso dell'ospite, qualunque sia la situazione del tuo hotel. Hai bisogno di collegare la spesa in loco proveniente da più punti ristoro, spa o negozi al tuo portafoglio clienti? È necessaria un'integrazione POS. Desideri avviare una conversazione con gli ospiti tramite SMS prima del loro soggiorno e personalizzare l'offerta? Hai bisogno di un software di messaggistica per gli ospiti per scalare e potenzialmente di un provider abilitato all'intelligenza artificiale per supportare il team.
Per aiutarvi a valutare le esigenze del vostro hotel, di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche più importanti da considerare quando si assemblano gli elementi costitutivi di software di front desk moderno.
Il fulcro di ogni operazione di front desk è un potente motore di prenotazione. Il lavoro è chiaro: anziché utilizzare la carta per abbinare le prenotazioni alle date e alle camere disponibili, i sistemi di prenotazione gestiscono e organizzano le prenotazioni, impediscono l'overbooking e offrono una chiara visibilità sugli arrivi e le partenze imminenti.
Spinti dallo sviluppo di API e cloud computing, oggi sistemi di prenotazione delle camere connetti le prenotazioni da più canali, tra cui prenotazioni dirette, OTA e agenti di viaggio tramite il GDS, e condividi informazioni accurate e in tempo reale con altri sistemi, come un RMS. Funge da hub principale per la maggior parte degli altri livelli tecnologici. Le funzionalità di gestione delle prenotazioni da cercare includono:
La reception (dove il tuo team ha accesso al PMS) non è più l'unico posto in cui gli ospiti possono usufruire di check-in e check-out rapidi. Potendo scegliere, quasi la metà degli ospiti preferisce effettuare il check-out sul proprio telefono, secondo Rapporto sulla tecnologia ospite 2025.
Per ridurre la congestione della reception e migliorare l'esperienza degli ospiti con un processo di arrivo e partenza rapido, utilizza strumenti mobili che mantengono la verifica sicura dei pagamenti. Check-in senza contatto la tecnologia consente agli ospiti di completare la registrazione, verificare i dettagli di pagamento e ricevere le istruzioni chiave prima del loro arrivo, permettendo al personale dell'hotel di concentrarsi sul servizio anziché sulle pratiche burocratiche.
Cerca funzionalità importanti come:
Un tempo coordinare la reception con il retro della casa era un gioco manuale al telefono. Il personale si affidava alle telefonate interne, ai walkie-talkie o persino agli elenchi fisici per segnalare quali ospiti erano partiti e quali camere erano pronte per essere occupate. Sebbene questo approccio possa ancora funzionare per le piccole aziende, ora è facile per le pulizie utilizzare la tecnologia mobile insieme al PMS.
Gli aggiornamenti in tempo reale dello stato delle camere consentono al personale di assegnare rapidamente le camere e prevenire ritardi durante i periodi di punta degli arrivi, mentre altre funzionalità moderne possono far avanzare attività come il prelievo dei vassoi nei corridoi tramite sensori IoT. L'intelligenza artificiale sta influenzando la pianificazione in questo spazio, con un hotel che ha registrato un aumento del 20% della velocità di pulizia delle camere in un locale BCG e NYU analisi.
Le funzionalità della camera in tempo reale da cercare includono:
La personalizzazione nella maggior parte dei sistemi PMS e CRM è stata afflitta da incongruenze nel modo in cui le preferenze degli ospiti vengono inserite e utilizzate.
Per offrire un servizio personalizzato, gli hotel ora si affidano alla tecnologia per automatizzare i profili e documentare le preferenze dei loro ospiti per supportare al meglio i meravigliosi ricordi del concierge. Integrato Messaggistica AI per gli ospiti gli strumenti migliorano ulteriormente questa capacità automatizzando la comunicazione e rispondendo rapidamente alle richieste degli ospiti durante il soggiorno.
Per migliorare la personalizzazione e il monitoraggio delle preferenze degli ospiti, cerca queste funzionalità chiave:
Qualsiasi livello delle tue piattaforme di front desk deve essere integrato con il tuo PMS e, a seconda della configurazione, potrebbe anche dover integrarsi con i fornitori di servizi di pagamento, gli strumenti di gestione delle entrate e altre tecnologie per l'ospitalità. Un sistema scalabile è in grado di supportare le tue operazioni senza richiedere importanti modifiche al sistema, motivo per cui le integrazioni sono così importanti.
Le funzionalità che dovresti richiedere includono:
Come puoi vedere, una piattaforma di gestione della reception è come creare un sandwich: non si tratta solo di un'app, ma di sovrapporre gli ingredienti giusti.
La piattaforma migliore è in realtà un ecosistema personalizzato. Inizia con una solida base PMS, può essere sovrapposta a una Guest Management Suite per dare un tocco umano e completare il tutto con un Revenue Management System per mantenere la matematica a tuo favore. La scelta della tecnologia giusta richiede una strategia che consenta a questi livelli di comunicare tra loro per supportare il personale e migliorare l'esperienza degli ospiti. Il seguente framework ti aiuterà a progettare il miglior software di front desk B2B nel settore dell'ospitalità.
Inizia definendo chiaramente ciò che desideri che la tua tecnologia di front desk ottenga. Ogni hotel ha priorità operative diverse, dalla riduzione dei tempi di check-in al miglioramento della comunicazione con gli ospiti o all'aumento dei ricavi derivanti dall'upselling.
La mappatura degli attuali flussi di lavoro del front desk aiuta a individuare le inefficienze e a identificare le aree in cui la tecnologia avrà il maggiore impatto. Gli hotel dovrebbero prendere in considerazione:
Non tutti i software disponibili nel settore alberghiero sono progettati specificamente per le operazioni di reception degli hotel. Un ottimo strumento di gestione dei ristoranti, ad esempio, probabilmente non funzionerà bene per uno stack tecnologico alberghiero in cui tutte le informazioni devono tornare alla reception.
Quando selezioni i fornitori, dai la priorità alle piattaforme progettate per gli hotel, il coinvolgimento degli ospiti e i flussi di lavoro della reception. La tecnologia dovrebbe supportare i processi di arrivo, comunicazione e check-out. Le considerazioni chiave includono:
Ecco una bandiera rossa: se il tuo team deve esportare e importare report regolarmente per spostare i dati tra gli strumenti, stai pensando a un mal di testa, non a un flusso di lavoro ad alta velocità. D'altro canto, un sistema è adatto al tuo hotel se è ben integrato e facile da usare per il personale. La tecnologia della reception deve essere intuitiva e accessibile in modo che i team possano adottarla rapidamente senza una formazione approfondita. Solo così possono concentrarsi sugli ospiti.
Valuta in che modo ogni nuova piattaforma si integra con la tecnologia esistente per garantire una condivisione fluida dei dati tra i sistemi. I criteri di valutazione importanti includono:
Il tuo fornitore di software è la tua prossima partnership a lungo termine. Valuta i fornitori non solo in base alle funzionalità dei prodotti, ma anche all'affidabilità, al supporto e all'innovazione. Cerca recensioni online e case study che dimostrino il continuo investimento nel miglioramento dei prodotti e una solida assistenza clienti.
Un partner tecnologico affidabile avrà ampie prove del fatto che stai per fare un buon investimento a lungo termine e non dovrai cambiare fornitore in tempi brevi. Gli albergatori dovrebbero recensire:
Il test finale per ogni livello della tua pila è semplice: sposta davvero l'ago sulla linea di fondo? I migliori componenti tecnologici per la reception riducono il lavoro manuale, velocizzano il servizio e migliorano la soddisfazione degli ospiti.
I numeri non mentono. Il test di qualsiasi piattaforma tramite demo o programmi pilota fornisce informazioni sulle sue prestazioni nell'ambiente alberghiero. A seconda dello strumento e dei tuoi obiettivi, cerca prove come:
Il software di reception per hotel più efficace offre una tripletta perfetta di base, intelligenza e servizio che semplifica l'intero percorso degli ospiti. Canary offre una soluzione completa per gli hotel coinvolgimento degli ospiti che modernizza i flussi di lavoro della reception e migliora l'esperienza sia per il personale che per gli ospiti. I giorni in cui dovevi destreggiarsi tra strumenti disconnessi sono finiti. Gli hotel possono ora gestire arrivi, comunicazioni, pagamenti e upsell attraverso un'unica piattaforma.
Con soluzioni come Mobile Check-In, Guest Messaging, Dynamic Upsell e Omnichannel AI di Canary, il team della reception dedica meno tempo al lavoro amministrativo e più tempo a offrire agli ospiti esperienze memorabili. Gli hotel che implementano Canary registrano miglioramenti significativi nelle operazioni e nell'erogazione dei servizi.
I principali risultati che gli hotel ottengono con Canary includono:
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Il miglior software di front desk B2B nel settore dell'ospitalità è quello adatto al tuo hotel. Ciò significa che dipende dagli obiettivi operativi, dalle dimensioni della proprietà e dallo stack tecnologico esistente. Le soluzioni leader offrono in genere funzionalità come il check-in mobile, la messaggistica per gli ospiti, l'elaborazione dei pagamenti e le integrazioni con i sistemi PMS.
Piattaforme come Canary si distinguono perché vanno oltre i tradizionali strumenti di front desk. La sua piattaforma di gestione degli ospiti digitalizza l'intero percorso degli ospiti, dall'arrivo al check-out, migliorando sia l'efficienza operativa che l'esperienza degli ospiti.
I moderni sistemi di reception degli hotel sono composti da livelli tecnologici che, attraverso integrazioni intelligenti, possono fungere da piattaforma unificata. Il personale può gestire le prenotazioni, assegnare le camere, elaborare i pagamenti e comunicare con gli ospiti da un'unica postazione.
Questi sistemi automatizzano le attività manuali e forniscono dati operativi in tempo reale, consentendo ai team dell'hotel di servire gli ospiti più velocemente riducendo il carico di lavoro amministrativo.
L'intelligenza artificiale si sta rapidamente integrando nella tecnologia e nelle operazioni alberghiere. Tramite ospitalità AI, gli hotel automatizzano le comunicazioni di routine con gli ospiti, analizzano i dati operativi e forniscono un servizio più rapido lungo tutto il percorso degli ospiti.
Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale possono rispondere alle domande più comuni degli ospiti, automatizzare la messaggistica, consigliare opportunità di upselling e fornire approfondimenti che aiutano i team degli hotel a operare in modo più efficiente. Di conseguenza, il personale della reception dedica meno tempo alla gestione delle richieste ripetitive e più tempo a fornire esperienze personalizzate agli ospiti.
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