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La pandemia aceleró la transformación digital en la industria hotelera, y la tecnología sin contacto ganó una inmensa popularidad. Esta tecnología no solo beneficia a los huéspedes, sino que también alivia la carga de trabajo del personal, especialmente en un sector conocido por su alta rotación. Con unas tasas de rotación en los hoteles de un asombroso 73,8%, según el Junta de Trabajo, la transformación digital está mejorando las experiencias de los huéspedes y reduciendo la carga del personal.
Una de esas innovaciones es la introducción de quioscos de registro automático. Estos quioscos representan un paso importante para simplificar la experiencia de los huéspedes y satisfacer las cambiantes preferencias de los viajeros. Veamos de cerca cómo funcionan estos quioscos, cómo implementarlos en tu hotel y por qué Canary es la mejor opción para mejorar la experiencia de tus huéspedes.
Aspectos destacados principales:
Los quioscos de registro automático son dispositivos electrónicos (a menudo una pantalla táctil que se encuentra en el vestíbulo de un hotel). Permiten a los huéspedes registrarse sin la ayuda del personal del hotel.
Con las soluciones de registro automático, los huéspedes pueden completar la información previa a la estancia, como el nombre, la dirección y la información de la tarjeta de crédito. También pueden entender los términos y condiciones de su estancia. Es una alternativa práctica a las tarjetas de registro en papel o PDF, que suelen guardarse en archivadores. Los quioscos pueden ayudar a los hoteles a optimizar la recopilación de datos en la nube y a cumplir con la normativa PCI DSS. Y con el lanzamiento de la PCI DSS 4.0, esto es cada vez más importante.
Los quioscos de registro automático de los hoteles son prácticos, rápidos y fáciles de usar para los huéspedes y para que tú los administres. Son similares a los que se utilizan en los aeropuertos, ya que permiten a los huéspedes hacer el check-in a su propio ritmo y acceder a sus habitaciones rápidamente. Los quioscos también ofrecen un nivel de personalización, ya que los huéspedes pueden elegir la habitación que prefieran o hacer solicitudes especiales, como almohadas adicionales o realizar el registro anticipado.
Debido a este nivel de personalización, es posible que el proceso de registro en un quiosco no sea el mismo para todos los hoteles. Esto es lo que puede experimentar un huésped al registrarse en un quiosco:
Si bien el registro manual sigue siendo crucial (especialmente para los huéspedes que lo prefieren), confiar solo en él puede ralentizar las operaciones y afectar a la experiencia de los huéspedes. Después de todo, lo último que quieren hacer los huéspedes es hacer cola durante mucho tiempo después de un largo viaje.
Luego está tu carga de trabajo del personal. Los miembros del personal del hotel responsables de los procesos de registro manual pueden sentirse abrumados durante los períodos pico, lo que puede afectar su capacidad para brindar un servicio personalizado a los huéspedes. El registro manual también provoca el despilfarro de papel y la introducción manual de la información. Los trabajadores pueden experimentar barreras lingüísticas y los huéspedes pueden sentirse incómodos al compartir información personal en un vestíbulo público y, a menudo, abarrotado.
Un quiosco de recepción resuelve estos desafíos al ofrecer a los huéspedes una experiencia de registro automático rápida e intuitiva. En lugar de hacer cola, los huéspedes pueden registrarse por su cuenta en cuestión de segundos, lo que reduce la congestión del vestíbulo y permite que el personal se concentre en las interacciones más valiosas. Un quiosco de registro automático también elimina la introducción manual de datos, lo que mejora la precisión y mantiene segura la información confidencial.
Los quioscos de registro automático se han vuelto cada vez más populares en la industria hotelera, ya que ofrecen una alternativa eficiente y tecnológica a los métodos tradicionales de registro manual. Pero, ¿por qué? Veamos los beneficios que estos quioscos aportan a los hoteles:
Los quioscos de registro aceleran drásticamente el proceso de llegada al eliminar la necesidad de que los huéspedes hagan cola en la recepción. En lugar de depender de la disponibilidad del personal, los huéspedes pueden completar el registro en segundos, lo que crea un primer punto de contacto más fluido y eficiente.
Este proceso más rápido reduce los cuellos de botella durante las horas punta y mantiene el flujo del lobby. El resultado son tiempos de espera más cortos, menos aglomeraciones y una primera impresión más positiva para cada huésped que entra por la puerta.
Los quioscos de autoservicio brindan a los huéspedes la flexibilidad de registrarse según sus propias condiciones, ya sea inmediatamente después de su llegada o a la hora que mejor les convenga. Este nivel de control hace que la experiencia sea más personalizada y esté alineada con las expectativas modernas.
Los huéspedes también pueden revisar los detalles y seleccionar entre las opciones de habitación disponibles directamente en el quiosco. Ese control adicional crea una estancia más personalizada y, al mismo tiempo, reduce las idas y venidas en la recepción.
Los quioscos de registro automático funcionan las 24 horas, lo que brinda a los huéspedes la libertad de registrarse independientemente del horario de recepción. Esto es especialmente útil para los huéspedes que llegan tarde por la noche o para los huéspedes que tienen que viajar con retraso.
Con un acceso permanente, tu propiedad ofrece una experiencia uniforme sin importar cuándo lleguen los huéspedes. Eliminas las complicaciones que suponen los registros fuera del horario habitual y, al mismo tiempo, mantienes la calidad del servicio sin necesidad de personal adicional.
Los quioscos ofrecen a los huéspedes una forma más privada de compartir información personal y de pago sin decirlo en voz alta en un vestíbulo abarrotado. Esto crea una experiencia más cómoda, especialmente para los huéspedes que valoran la discreción.
Al mismo tiempo, los sistemas digitales mantienen los datos seguros, precisos y cumplen con estándares como PCI y GDPR. Al eliminar el manejo manual y de papel, reduce el riesgo y mejora la confianza y la eficiencia.
Los procesos de registro manual suelen provocar pequeños errores que pueden resultar costosos. Los quioscos de registro automático eliminan estos riesgos al permitir a los huéspedes introducir su propia información directamente.
Esto mejora la precisión de los datos en todos los ámbitos, garantizando que las reservas, los datos de contacto y las preferencias se capturen correctamente. Un menor número de errores significa que su equipo tendrá que resolver menos problemas posteriores.
El registro tradicional depende en gran medida de tarjetas de registro impresas y formularios en papel, lo que genera un desperdicio y un desorden innecesarios. Los quioscos digitalizan todo este proceso, eliminando la necesidad de documentos físicos.
Toda la información de los huéspedes se almacena de forma segura en la nube, lo que facilita el acceso en cualquier momento. Esto no solo contribuye a los objetivos de sostenibilidad, sino que también libera espacio y simplifica las operaciones de la oficina principal.
Los procesos manuales suelen requerir que el personal vuelva a introducir la información de los huéspedes en varios sistemas, lo que aumenta la posibilidad de errores y ralentiza las operaciones. Los quioscos de registro automático eliminan este paso por completo.
Al integrarse directamente con su sistema de administración de propiedades y otras herramientas, los quioscos sincronizan automáticamente los datos de los huéspedes en tiempo real. Esto crea un flujo continuo de información en toda su oferta tecnológica.
Los quioscos facilitan la recopilación y actualización de la información precisa de los huéspedes durante el registro, incluidos los datos de contacto, las preferencias y las opciones de marketing. Esto es especialmente útil en el caso de las reservas realizadas a través de canales de terceros.
Con una mejor captura de datos, obtendrá una imagen más clara de sus huéspedes y sus necesidades. Esa información impulsa un servicio más personalizado y una comunicación más eficaz durante toda la estancia.
Cada huésped tiene expectativas diferentes a la hora de registrarse, y los quioscos le brindan la flexibilidad de cumplirlas allí donde se encuentren. Si bien algunos huéspedes prefieren hacer el check-in a través de un dispositivo móvil, otros prefieren una opción rápida y en el establecimiento.
Los quioscos de registro automático ofrecen una alternativa rápida y confiable que elimina las colas sin eliminar la opción. Esto garantiza que cada huésped reciba la experiencia que desea, sin aumentar la presión del equipo de recepción.
Elegir la tecnología de quiosco de registro automático adecuada puede marcar la diferencia entre una experiencia optimizada para los huéspedes y una experiencia frustrante. Estas son algunas de las cosas que debes tener en cuenta:
Según IBM Security, el coste medio mundial de una violación de datos es de 4,35 millones de dólares. La seguridad no es cosa de risa. Busque un quiosco que proteja los datos de los clientes y proteja las transacciones.
La mejor manera de comprobar que una solución ofrece la mejor seguridad disponible es buscar la confirmación de que es compatible con PCI DSS 4.0. El cumplimiento de la norma PCI, creado por el Consejo de Normas de Seguridad de la Industria de las Tarjetas de Pago, es un conjunto de directrices que las empresas deben seguir al aceptar, almacenar, procesar y transmitir tarjetas de pago.
La solución debe ser fácil de usar. Los quioscos deben permitir a los huéspedes registrarse con el mínimo esfuerzo o tiempos de espera y ofrecer una interfaz intuitiva. Debe ser fácil para los huéspedes navegar por ella, independientemente de sus conocimientos técnicos.
Busque menús claros e intuitivos, funciones de pantalla táctil e instrucciones sencillas. Si se producen errores técnicos, los huéspedes deberían poder solicitar ayuda fácilmente a través del quiosco.
Además, el personal del hotel debe poder monitorear el sistema de quiosco de forma remota. Esto les permite brindar asistencia inmediata a los huéspedes, especialmente en caso de problemas técnicos.
Los quioscos deben integrarse fácilmente con cualquier tecnología hotelera existente. La integración perfecta es esencial para la sincronización en tiempo real de los datos de los huéspedes en todos los sistemas y departamentos del hotel. Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta en lo que respecta a las integraciones:
Para que los huéspedes disfruten de una experiencia coherente, inclusiva y personalizada, debería ser posible personalizar los quioscos según las necesidades de cada hotel, incluidas las opciones de idioma, los flujos de registro y la marca.
El quiosco también debe centrarse en la accesibilidad. Las funciones, como la altura ajustable de la pantalla para los huéspedes en silla de ruedas, el texto más grande para las personas con discapacidades visuales y las instrucciones de audio para las personas con discapacidades visuales o auditivas, ayudan a los huéspedes a sentirse valorados y cómodos.
Es posible que tengas una idea de las funciones y tareas que te gustaría que incluyera el quiosco de facturación de tu hotel, pero si no las tienes, aquí tienes algunas cosas útiles que puedes tener en cuenta:
Asegúrese de que el quiosco pueda ampliarse para dar cabida a un número cada vez mayor de huéspedes. Estas son algunas cosas a tener en cuenta en lo que respecta a la escalabilidad:
Los quioscos independientes para el registro automático ayudan a agilizar las partes clave pero limitadas del viaje de los huéspedes. Considera la posibilidad de mejorar el recorrido de los huéspedes en general eligiendo una solución que forme parte de un plataforma de experiencia del huésped. Con integraciones con otras tecnologías, incluidas mensajes de invitados y para aumentar las ventas, las plataformas de experiencia de los huéspedes ayudan a aumentar los ingresos, aumentar la eficiencia del personal y maximizar la satisfacción de los huéspedes.
Antes de introducir los quioscos de autoservicio, identifique dónde se producen cuellos de botella durante el registro y evalúe si una experiencia en un quiosco sería útil. Esto garantiza que resolverá los problemas correctos desde el primer día.
También querrás entender tu mezcla de invitados y sus preferencias. Un hotel con muchos negocios y llegadas tardías con frecuencia puede beneficiarse más inmediatamente que un hotel boutique con altas expectativas de servicio. Para resumir:
La implementación exitosa de un quiosco comienza con objetivos claros. Decide qué quieres mejorar: registros más rápidos, colas reducidas, mayor eficiencia del personal o una experiencia más moderna para los huéspedes. Estos objetivos determinarán la forma en que diseñe y posicione su solución de quiosco.
Piensa más allá de la velocidad y considera la experiencia de llegada completa. Determine cómo los quioscos complementarán a su personal y cómo se adaptarán a la experiencia general de sus huéspedes. Para empezar:
Para que los quioscos ofrezcan un valor real, deben integrarse sin problemas con sus sistemas existentes. Asegúrese de que su solución se conecte con su PMS y sus procesadores de pagos para que los datos de los huéspedes fluyan automáticamente sin necesidad de introducirlos manualmente.
La seguridad y el cumplimiento son igual de importantes. Asegúrese de que su solución de quiosco cumpla con las normas PCI y GDPR para proteger los datos de los huéspedes y reducir los riesgos, especialmente al gestionar pagos e información personal. Querrás:
Una vez que haya seleccionado la solución, concéntrese en una implementación sin problemas. Instala quioscos en áreas accesibles y de alto tráfico y prueba minuciosamente la experiencia desde la perspectiva del huésped. Cada paso debe ser intuitivo y sencillo.
Igualmente importante es preparar a tu equipo. El personal debe entender cómo funcionan los quioscos, cómo ayudar a los huéspedes cuando lo necesitan y cómo intervenir en caso de excepciones. Esto garantiza que los quioscos mejoren el servicio en lugar de crear confusión. Para ponerlo en marcha:
Incluso la mejor tecnología necesita el despliegue correcto. Aliente a los huéspedes a usar quioscos con señalización clara, orientación del personal y comunicación antes de la llegada. Cuanto más fácil sea, más rápida será la adopción.
Tras el lanzamiento, recopila continuamente los comentarios de los huéspedes y del personal. Utilice esta información para mejorar la experiencia, abordar los puntos de fricción y maximizar el impacto de su inversión en quioscos. Garantice el éxito de la siguiente manera:
Leer más: Una guía paso a paso para implementar el check-in sin contacto
Priorizar la comodidad transforma todo el viaje del huésped. Con la tecnología adecuada, puede crear experiencias más rápidas, fluidas y personalizadas, al tiempo que reduce la presión operativa de su equipo. El quiosco de autoservicio de Canary reúne todo en un flujo continuo, lo que brinda a los huéspedes el control y mantiene al personal concentrado en las interacciones de alto impacto.
Con Canary, ofreces una experiencia de llegada moderna y totalmente conectada que incluye:
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El cálculo del ROI comienza con la identificación de dónde los quioscos generan un impacto medible en sus operaciones. Tenga en cuenta los ahorros en mano de obra derivados de la reducción de la carga de trabajo de la recepción, el aumento de la eficiencia durante las horas punta de registro y la posibilidad de reasignar personal para que interactúe con los huéspedes de mayor valor. También debes tener en cuenta las mejoras en las puntuaciones de satisfacción de los huéspedes, que a menudo se traducen en valoraciones más positivas y reservas repetidas.
Por el lado de los ingresos, considera el impacto de un registro más rápido en las oportunidades de ventas adicionales. Cuando se combinan con el sistema de gestión de huéspedes de Canary, los quioscos se conectan directamente a las soluciones que te ayudan a generar ingresos incrementales. En conjunto, estas ganancias suelen compensar los costos de implementación rápidamente y generar un ROI a largo plazo.
Más allá de la inversión inicial en hardware y software, algunos hoteles pasan por alto los costos relacionados con la integración, la capacitación y el mantenimiento continuo. Si su solución de quiosco no se integra perfectamente con su PMS o sus sistemas de pago, las soluciones manuales pueden generar ineficiencias que compensen los beneficios esperados.
También está el costo de una mala adopción. Sin la educación adecuada de los huéspedes y sin la participación del personal, los quioscos pueden quedar infrautilizados. La elección de una solución que sea intuitiva, fácil de implementar y que esté respaldada por una sólida incorporación minimiza estos riesgos y garantiza que obtendrá valor más rápido.
Los quioscos de autoservicio modernos están diseñados pensando en la seguridad, y utilizan una transmisión de datos cifrada y un almacenamiento seguro para proteger la información confidencial de los huéspedes. Al digitalizar el proceso de registro, los quioscos eliminan los formularios en papel y reducen el riesgo de pérdida o mal manejo de los datos.
Soluciones como las de Canary van más allá al garantizar el cumplimiento de la PCI para el procesamiento de pagos e implementar medidas de seguridad que reducen el fraude y las devoluciones de cargos. Al eliminar la manipulación manual y estandarizar la captura de datos, los quioscos crean un proceso más seguro y uniforme tanto para los huéspedes como para el personal.
Sí, la solución de quiosco de autoservicio de Canary está diseñada para integrarse perfectamente con los principales sistemas de administración de propiedades. Esto garantiza que los datos de los huéspedes fluyan automáticamente entre los sistemas sin necesidad de introducirlos manualmente, lo que reduce los errores y ahorra tiempo a tu equipo.
Como Canary forma parte de un sistema de gestión de huéspedes unificado, estas integraciones van más allá del registro. Tu quiosco se conecta con otras soluciones, como el registro móvil, la mensajería de los huéspedes y las autorizaciones digitales, lo que crea un viaje totalmente conectado para los huéspedes desde la reserva hasta la salida.
Los quioscos de facturación están evolucionando junto con las tendencias más amplias de la tecnología hotelera, en particular el auge de la inteligencia artificial y la automatización. Los hoteles adoptan cada vez más sistemas inteligentes que personalizan la experiencia de los huéspedes, agilizan las operaciones y reducen la dependencia de los procesos manuales.
También verás una integración más profunda en toda la tecnología, con quioscos que actúan como un punto de contacto dentro de un recorrido totalmente digital para los huéspedes. Desde las experiencias centradas en los dispositivos móviles hasta las interacciones impulsadas por la inteligencia artificial, el futuro de los quioscos pasa menos por un hardware independiente y más por ofrecer una experiencia de llegada fluida, conectada y altamente personalizada.
