Il check-in digitale dei viaggiatori, la comunicazione con il personale, l'elaborazione dei pagamenti e il coordinamento tra i reparti hanno tutti una cosa in comune: il software di gestione alberghiera. E quando scegli cosa usare, la posta in gioco è alta. La piattaforma sbagliata può frustrare sia il personale che gli ospiti, limitando le opportunità di guadagno.
Ma usare il software giusto rende la gestione alberghiera un gioco da ragazzi. Consente al tuo team di agire all'unisono, offre agli ospiti un'esperienza fluida e massimizza le opportunità di guadagno su tutta la linea. In questa guida, spiegheremo come scegliere il miglior software di gestione alberghiera per la tua struttura in grado di supportare i tuoi obiettivi di crescita, migliorare il percorso degli ospiti e crescere con la tua attività.
Punti salienti principali:
Il software di gestione alberghiera è una piattaforma digitale costruita su più livelli tecnologici che un hotel sceglie per aiutare a gestire le operazioni quotidiane. Riunisce componenti chiave come i profili degli ospiti, i pagamenti, gli aggiornamenti sulle pulizie e i report in modo che i team possano gestire le attività operative in modo da garantire la condivisione delle informazioni tra gli strumenti pertinenti.
Di giorno in giorno, significa che quando un ospite effettua il check-in, informazioni come il nome e il numero della camera sono disponibili per altre funzioni connesse: le pulizie sanno che la camera è occupata, il ristorante può addebitare il costo della camera e i gestori vedono l'ospite nei rapporti. Il software di gestione alberghiera mantiene tutte queste informazioni organizzate in modo che il servizio agli ospiti rimanga coerente.
Prima di poter scegliere il giusto sistema di gestione alberghiera, devi comprendere le esigenze operative della tua proprietà. Non è il momento di distrarsi confrontando fornitori o funzionalità. Innanzitutto, fai un passo indietro e valuta in che modo la tecnologia si adatta ai tuoi flussi di lavoro quotidiani. Scopri quali sono le cause dei colli di bottiglia per il tuo team, le difficoltà incontrate dagli ospiti e quali processi richiedono un migliore flusso di dati, visibilità o automazione.
Ecco un quadro pratico per valutare il software di gestione alberghiera e determinare quali sono le caratteristiche più importanti per la tua struttura.
Inizia identificando tutti i punti di interazione tra ospiti e personale durante il soggiorno. Ciò include le comunicazioni relative alle prenotazioni, al check-in, alle conversazioni durante il soggiorno, ai pagamenti, al servizio F&B, alle richieste e al check-out. Ogni punto di contatto può causare problemi operativi o fornire un servizio senza interruzioni.
La mappatura di questi momenti rivela dove la tecnologia può supportare il tuo operazioni alberghiere. Ad esempio, lunghe code alla reception, ritardi negli aggiornamenti delle pulizie o un volume elevato di chiamate interne spesso segnalano processi che potrebbero trarre vantaggio da un aggiornamento del sistema di gestione.
I dati integrati sugli hotel sono i «suggerimenti automatici» della tua struttura. Senza di essi, il personale è bloccato nel purgatorio dell'immissione manuale; in questo modo, le informazioni fluiscono istantaneamente e con precisione dove sono necessarie.
Gli hotel moderni si destreggiano tra uno stack tecnologico complesso: sistemi di gestione delle proprietà (PMS), sistemi di gestione delle entrate (RMS), motori di prenotazione e gestori di canali, strumenti di prenotazione di gruppo, terminali POS (point-of-sale), piattaforme di pagamento, software di pulizia e manutenzione, suite TV e multimediali e strumenti di messaggistica e coinvolgimento degli ospiti, quindi è fondamentale che questi sistemi parlino tra loro. Le solide integrazioni eliminano l'immissione di dati duplicati, eliminano il rischio di errore umano e consentono a ogni reparto di operare da un'unica fonte di verità.
Dai priorità alle integrazioni che eliminano direttamente l'attrito dall'esperienza degli ospiti e le attività più impegnative (come fare clic tra le schermate, esportare e importare report) dal tuo staff. Una volta che sai quali sistemi devono essere compatibili, puoi parlarne in modo proattivo nelle discussioni con i fornitori.
Anche il software più sofisticato è un problema se il personale non può o non vuole implementarlo. Quando una piattaforma è progettata per la persona che la utilizza effettivamente, l'adozione è facile. Il tuo team smette di opporsi al software e ha la possibilità di concentrarsi sull'ospite. I numeri lo confermano: un Sondaggio HBR ha rilevato che l'89% dei dirigenti afferma che promuovere l'adozione di software rivolti ai dipendenti è una priorità assoluta.
Per assicurarti che il tuo stack tecnologico venga effettivamente utilizzato, cerca:
I cambiamenti in hotel non sono sempre evidenti finché non si guarda indietro: non si stampano più i menu ogni giorno, ora ogni camera è dotata di una smart TV e l'espansione dello spazio riunioni è completo. E proprio come questi aggiornamenti, la tecnologia alberghiera deve adattarsi all'evoluzione delle strutture.
Nella scelta del software, concentrati sui sistemi che supportano la crescita modulare per garantire che il tuo sistema rimanga utile molto tempo dopo l'implementazione. Per scoprire se gli strumenti dei fornitori sono in grado di adattarsi alle esigenze del tuo hotel, richiedi informazioni sulle loro attuali integrazioni e sulla cronologia degli aggiornamenti.
Scegliere il software giusto è solo metà della battaglia; scegliere il partner giusto è l'altra metà. Quando investi nella tecnologia dell'ospitalità, investi in un collaboratore operativo a lungo termine per la tua azienda.
Secondo dati recenti, 56% delle piccole e medie imprese ha dovuto cambiare fornitore a causa dell'aumento dei costi o dei ritardi nel servizio. Nel mondo alberghiero, la sostituzione della tecnologia di base è un problema costoso e dirompente da evitare a tutti i costi. Per assicurarti che il tuo stack tecnologico rimanga efficiente, verifica i tuoi fornitori in base a tre pilastri specifici:
Pensa al software di gestione alberghiera come al sistema nervoso centrale della struttura. Funziona principalmente in background, eseguendo funzioni come:
Quando è progettato in modo ottimale, il software di gestione alberghiera è il filo digitale che collega i tuoi sistemi, i tuoi team e i tuoi ospiti in un'unica operazione coesa. In caso contrario, accedi a quattro schermate diverse solo per aiutare un chiamante con una prenotazione OTA. Comprendendo come funzionano questi sistemi, puoi scegliere meglio un software in grado di supportare il tuo hotel per operazioni più efficienti e un'esperienza senza interruzioni per gli ospiti.
Al centro della maggior parte delle piattaforme c'è software di gestione degli ospiti che memorizza i profili degli ospiti, i dettagli delle prenotazioni, i dati di pagamento e la cronologia dei soggiorni. I sistemi di prenotazione possono alimentarlo. Da esso, i dati degli ospiti fluiscono verso altri sistemi.
Una fonte centrale di verità è necessaria per mantenere informazioni coerenti e affidabili tra applicazioni, reparti e flussi di lavoro. I dati centralizzati comuni includono:
Le migliori integrazioni alberghiere non sembrano affatto integrazioni. È semplicemente l'assenza di passare da uno strumento all'altro con una coerenza operativa completa. Semplifica le cose che fai ogni giorno, come la modifica delle informazioni di pagamento: aggiornarle in un unico sistema significa che tali aggiornamenti si riflettono automaticamente in tutte le piattaforme collegate. Le integrazioni tipiche con il PMS o altre piattaforme spesso includono:
L'automazione delle attività di routine consente di risparmiare tempo, ma anche il miglior software sarà un gioco da ragazzi per i tuoi ospiti. Tecnologie come ospitalità AI ora promuovono l'automazione della comunicazione rivolta agli ospiti e ai team, oltre ai flussi di lavoro standard degli hotel. Se applicata correttamente, gestire le richieste degli ospiti, attivare comunicazioni automatiche e semplificare il coordinamento dei servizi diventa un gioco da ragazzi.
Ecco alcuni esempi di flussi di lavoro automatizzati:
Le riunioni in piedi all'inizio dei turni sono utili, ma le cose cambiano rapidamente. L'accesso in tempo reale ai sistemi di gestione alberghiera colma questa lacuna e consente alle operazioni alberghiere di procedere rapidamente. La riduzione delle telefonate interne e delle correzioni dell'ultimo minuto è una vittoria in tutti i casi.
Se gli ospiti necessitano di assistenza, avere accesso agli stessi dati operativi accelera i tempi di risposta e riduce al minimo i malintesi.
C'è una differenza tra disporre di dati e utilizzare i dati. Il software di gestione alberghiera è qui per raccogliere, gestire e aiutarti a utilizzare i dati dell'hotel per prendere decisioni operative e monitorare le prestazioni.
Gli albergatori che dispongono di queste informazioni identificano le strozzature operative e le opportunità di miglioramento. Hanno una comprensione immediata (e più chiara) delle prestazioni della struttura e dei punti in cui potrebbero essere necessari aggiustamenti operativi. In combinazione con il monitoraggio attivo del feedback degli ospiti, crea un vantaggio, che HBR ha segnalato come uno dei quattro capacità cumulative che favoriscono il miglioramento operativo.
La realtà della tecnologia alberghiera è variegata. L'ecosistema tecnologico alberghiero è diversificato, con diversi tipi di piattaforme di gestione alberghiera. La piattaforma migliore dipende interamente dal DNA unico della tua struttura: le tue dimensioni, la complessità operativa e gli obiettivi specifici di esperienza degli ospiti.
Invece di cercare una soluzione valida per tutti, la mossa più intelligente è identificare quale categoria di software è in linea con i tuoi principali punti di attrito.
Sebbene ogni categoria abbia uno scopo, molti hotel ora danno la priorità alle piattaforme che collegano il coinvolgimento degli ospiti e le operazioni durante l'intero soggiorno. Con la sua piattaforma di coinvolgimento degli ospiti basata sull'intelligenza artificiale, Canary Technologies digitalizza l'intero percorso degli ospiti, dalla prenotazione al check-out, modernizzando le operazioni alberghiere, aumentando l'efficienza del personale e le opportunità di guadagno.
Hai bisogno di aiuto per valutare le migliori soluzioni? Dai un'occhiata al nostro completo guida all'acquisto del software di gestione alberghiera.
Le insidie dell'implementazione di un nuovo software possono essere numerose e varie, a seconda dell'hotel e del fornitore selezionato. Quindi cosa puoi fare?
Comprendere le sfide di implementazione più comuni può semplificare la pianificazione. Eccone alcune:
Una delle sfide più comuni è assicurarsi che il personale utilizzi effettivamente il nuovo sistema. Gli agenti della reception, i team addetti alle pulizie e il personale del servizio clienti devono sentirsi sicuri di navigare sulla piattaforma sin dal primo giorno. Ciò si riduce alla comunicazione del cambiamento, al design intuitivo e formazione del personale alberghiero.
Ecco come garantire alti tassi di adozione da parte del personale adottando una nuova soluzione di gestione alberghiera:
La maggior parte delle proprietà si affida a più piattaforme per progettare la propria suite di gestione. L'integrazione di questi sistemi durante l'implementazione può essere complessa in caso di problemi di compatibilità. I fornitori prescelti dovrebbero aver affrontato in modo proattivo le possibilità e le misure necessarie.
Ecco come gestire l'integrazione tra i sistemi alberghieri esistenti:
Il passaggio da dati disconnessi a dati connessi è come la mattina dopo una festa di Capodanno esaurita: è una pulizia enorme. La maggior parte degli hotel inizia l'implementazione con i profili degli ospiti e i registri operativi su fogli di calcolo e sistemi legacy. Per i duplicati, devi decidere quale sistema contiene la fonte della verità. Il consolidamento di questi dati durante l'implementazione è l'unico modo per ottenere una vera visibilità a livello di proprietà.
Ecco come centralizzare correttamente i dati:
Alcune implementazioni saranno rapide e altre ti costeranno tempo e denaro. Il fornitore dovrebbe darti un'idea chiara di ciò che è necessario oltre all'acquisto iniziale. Chiedete subito quali sono i costi potenziali dei servizi di implementazione, delle integrazioni, della formazione e della manutenzione continua della piattaforma, tutti fattori che possono contribuire al costo totale di proprietà. Pianificando queste spese, eviterai sorprese di bilancio in seguito.
Ecco come mantenere il controllo dei costi del software di gestione alberghiera:
Le attività alberghiere sono in continua evoluzione. Che stiate ampliando i servizi, aumentando il numero di camere o cambiando un fornitore, le vostre operazioni non rimarranno statiche. Ciò significa che hai bisogno di uno stack tecnologico che funzioni per l'hotel che hai oggi e per quello che stai costruendo per domani. Scalabile soluzioni tecnologiche per l'ospitalità consentono agli hotel di aggiungere nuove funzionalità senza sostituire la tecnologia di base.
Ecco come scalare efficacemente la tua soluzione software di gestione alberghiera:
Gestire in modo efficiente le operazioni del tuo hotel è ottimo, ma alla fine devi offrire agli ospiti un'esperienza migliore in ogni fase del soggiorno. Investire nella piattaforma giusta consente non solo di semplificare il servizio e ridurre il lavoro manuale per il personale, ma anche di creare interazioni più personalizzate per gli ospiti.
Ecco dov'è Canary gestione degli ospiti la piattaforma si distingue. Con la Guest Engagement Platform basata sull'intelligenza artificiale di Canary, gli hotel possono semplificare le operazioni e offrire agli ospiti un'esperienza più personalizzata dalla prenotazione al check-out.
Con Canary, gli hotel possono:
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Il miglior software di gestione alberghiera per hotel moderni dipende dalle esigenze operative della struttura, dagli obiettivi di esperienza degli ospiti e dalle risorse disponibili del personale. Qualsiasi hotel beneficia di piattaforme che riducono le attività manuali, semplificano la comunicazione con gli ospiti e automatizzano i flussi di lavoro di routine in modo che i team più piccoli possano operare in modo più efficiente.
I sistemi che si integrano facilmente con il PMS e altre tecnologie alberghiere di base aiutano anche le strutture indipendenti a mantenere operazioni fluide senza aggiungere complessità.
Il costo del software di gestione alberghiera varia notevolmente a seconda del tipo di piattaforma, del numero di camere, delle funzionalità e del livello di personalizzazione richiesto. Alcuni fornitori applicano prezzi in abbonamento, mentre altri possono includere l'onboarding, le integrazioni o la formazione come parte dei pacchetti di implementazione.
Gli hotel in genere valutano il ritorno sull'investimento attraverso diversi miglioramenti operativi, tra cui:
Le piattaforme incentrate sul coinvolgimento degli ospiti e sui percorsi digitali degli ospiti spesso forniscono le migliori capacità di comunicazione e upselling. Gli hotel che utilizzano questo tipo di software interagiscono con gli ospiti tramite messaggistica, check-in mobile e richieste di servizi digitali, offrendo al contempo opportunità di upgrade personalizzate durante tutto il soggiorno.
Le piattaforme di coinvolgimento degli ospiti includono in genere strumenti che presentano upgrade di camera, opzioni di check-out posticipato, servizi e altri servizi accessori nei momenti chiave del viaggio dell'ospite. Se integrati con i sistemi operativi, questi strumenti presentano offerte pertinenti senza aggiungere lavoro al personale dell'hotel.
Le funzionalità comuni che gli hotel dovrebbero dare priorità includono:
Sì. La piattaforma di Canary offre agli hotel una visibilità operativa centralizzata sulle interazioni con gli ospiti e sui flussi di lavoro operativi. I team possono monitorare i dettagli delle prenotazioni, tracciare le comunicazioni con gli ospiti, gestire le attività e rivedere l'attività operativa da un'unica interfaccia.
Canary aumenta le entrate degli hotel trasformando i punti di contatto con gli ospiti in opportunità di upgrade, componenti aggiuntivi e servizi accessori. Invece di affidarsi esclusivamente alla reception per presentare le offerte, gli hotel presentano selezioni personalizzate in formato digitale durante tutto il percorso degli ospiti tramite Dynamic Upsells di Canary: dall'offerta di vantaggi in camera durante il check-in mobile all'inclusione di componenti aggiuntivi in un Digital Compendium, gli hotel sono in grado di mostrare facilmente tutte le loro opzioni.
Inoltre, Canary offre una suite di soluzioni progettate per garantire le entrate di un hotel riducendo la possibilità di frodi e chargeback. Ad esempio, Digital Authorizations verifica in modo sicuro le informazioni di pagamento e Payment Links semplifica l'accettazione rapida di depositi o altri pagamenti.
Sì. La piattaforma di Canary supporta opportunità di upselling e ricavi accessori in diverse fasi del viaggio degli ospiti, tra cui upgrade di camera, check-out posticipato, parcheggio, pacchetti ristorazione, servizi spa e altri componenti aggiuntivi tramite touchpoint digitali automatizzati.
Il software di gestione alberghiera si integra in genere con un'ampia gamma di sistemi di ospitalità, inclusi sistemi di gestione della proprietà, processori di pagamento, piattaforme di comunicazione con gli ospiti e strumenti operativi.
